Cómo aplicar el método Kanban a la gestión de proyectos

Edmund Burke decía que “un buen orden es la base de todas las cosas”, y aunque el padre del liberalismo conservador británico vivió en el siglo XVIII y ahora estamos en pleno siglo XXI, su cita sigue siendo muy acertada.

Una empresa ordenada es el primer paso en el camino del éxito, también si hablamos de la gestión de proyectos. Para conseguir mejorar la eficacia y la productividad el orden es fundamental y a día de hoy existen numerosos sistemas que pueden ayudarnos. Uno de ellos es el llamado método Kanban.

Qué es el método Kanban

Esta herramienta de gestión de proyectos, que puede aplicarse a cualquier empresa, nació para utilizarse en los procesos de fabricación de Toyota Production System a finales de 1940. El término “Kanban” significa “tarjeta con signos” en japonés, y es un sistema de visualización del estado de las tareas. Con un simple vistazo recibes toda la información de cómo va el proyecto.

En Japón surgió para minimizar los desperdicios en la cadena de producción de Toyota con el fin de que se redujeran los costes. Se aplicaron unas tarjetas de signos con las que los empleados marcaban las necesidades de material en las diferentes etapas de la cadena de producción, y así se consiguió que cada etapa tuviera lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad que se necesita en cuanto a materiales se refiere.

Aunque se usó en un primer momento en el mundo de la automoción, pronto se comprobó que era aplicable a cualquier empresa, grande o pequeña. A día de hoy el método Kanban se utiliza para mejorar la productividad en todo tipo de empresas, desde una pequeña floristería de barrio hasta una gran agencia de marketing. Sin límites. 

Ventajas del método Kanban

Como te contábamos al principio, se trata de un sistema muy visual con el que ordenaremos los procesos que incluye nuestro proyecto. El primero de los beneficios es que ahorraremos tiempo averiguando en qué punto está cada tarea. Piensa en una empresa con varios departamentos que trabajan juntos en el mismo proyecto. Rebuscar en hilos de emails para averiguar cómo está la tarea de cada uno de ellos se simplifica mucho más si solo tenemos que echar un vistazo a un tablero.

Ganaremos tiempo y nos permitirá ver en todo momento el flujo de trabajo, lo que optimiza la gestión del proyecto y su tiempo de ejecución. Saber en qué tarea este ha quedado bloqueado o está tardando demasiado nos permite, por ejemplo, destinar más recursos a las zonas estancadas. Además, como es un sistema visual podemos detectar los errores e imprevistos y abordarlos antes.

Consigue que prioricemos tareas dentro de la gestión del proyecto, y eliminemos aquellas que sobran o no son necesarias. Si se aplica adecuadamente, el método Kanban optimiza los recursos y permite al equipo conseguir un flujo de trabajo constante y fácil de integrar en su día a día.

Cómo funciona el método Kanban

En su fórmula más sencilla el tablero del método Kanban tiene tres columnas en las que se dividen las diferentes tareas: las que están por hacer o pendientes, las que están en proceso y las finalizadas. Aunque la más básica sea de tres columnas, podemos añadir las que necesitemos. 

Por ejemplo, si en nuestra gestión de proyecto intervienen proveedores o servicios de terceros, podemos añadir una columna de “proveedor”, o si queremos señalizar cuando la pelota de una tarea está en el tejado del cliente porque estamos esperando un ok por su parte, una que ponga “cliente”. Las posibilidades son infinitas y podemos adaptar el método Kanban a nuestro negocio, independientemente de cuál sea, añadiendo más o menos.

En cada una de las columnas irán colocándose las tareas, que se moverán de una a otra hasta que todas estén en la columna situada más a la derecha. Y como es un sistema flexible y en constante movimiento, la tarea puede fluctuar entre las diferentes columnas según el momento.

Analiza y divide tu proyecto

Antes de ponernos a llenar una pared con cientos de post-it y columnas es imprescindible que hagamos un análisis del proyecto que vamos a abordar, las tareas que necesita y el proceso que queremos seguir para conseguirlo. 

El primer paso para aplicar el método Kanban en cualquier proyecto es dividirlo en las diferentes fases de ejecución, incluyendo todo lo que necesitas para la finalización del proyecto.

Una vez tenemos este análisis de las fases, es el momento de ordenarlas. El orden será siempre de izquierda a derecha, siendo la más a la izquierda la primera que haremos y la de la derecha, la última. Seguir un orden cronológico en este esquema es vital para que el método Kanban sea efectivo.

Una vez establecidas las columnas, es el momento de las tareas. Igual que hemos ordenado las columnas, ordenaremos las tareas en orden descendente de prioridad, dentro de las columnas. Es importante analizar bien en este momento lo que realmente es prioritario para el avance del proyecto. Piensa además que como se trata de un sistema flexible y dinámico, las “tarjetas” pueden moverse si lo necesitamos y modificar su prioridad dentro de Kanban.

Las seis prácticas imprescindibles para el éxito de Kanban

Según el experto David J. Anderson “hay seis prácticas que deben estar presentes para una implementación con éxito” y que son imprescindibles si hablamos del método Kanban para la gestión de proyectos.

• Visualizar el flujo de trabajo. Si no podemos ver el flujo de trabajo de un vistazo, no estamos haciendo Kanban.
• Limitar el trabajo en proceso (WIP). El límite WIP es un controlador que garantiza que comenzará la misma cantidad de trabajo que ha sido terminada dentro de la organización. Es decir: no empezamos con nuevas tareas si no hemos acabado las anteriores. Si una tarea finaliza, se añade una nueva al flujo de trabajo. De esta forma evitamos que mil tareas estén abiertas y sin terminar y evitaremos que la multitarea mate nuestra productividad.
• Gestionar el flujo. Cuando incluimos el método Kanban en la gestión de un proceso lo hacemos para generar un flujo de trabajo constante e ininterrumpido, que mediremos y analizaremos dentro de cada fase para asegurarnos de que es fluido y rápido.
• Explicar el método a todos los implicados. Lo que no se entiende, no se aplica, y el método Kanban debe ser un movimiento conjunto, como una orquesta de música clásica en la que cada instrumento es importante. Aunque el gestor del proyecto sea el director de orquesta, cada músico debe entender la partitura antes de comenzar a tocarla.
• Añadir circuitos de retroalimentación. Sin un análisis durante el proceso, este sistema nunca funcionaría. Puedes hacer reuniones de control que te ayuden a analizar qué ocurre durante el proceso para mejorarlo, como lo harías como una estrategia de redes sociales, por ejemplo.
• Mejorar colaborativamente. Piensa en el método Kanban como un proceso conjunto y colaborativo con el que crecer y adaptarnos.

Este tipo de sistemas de organización están pensados para que el trabajo en equipo sea eficaz y lo más productivo posible y es justo eso lo que buscamos con su implementación en la gestión de un proyecto. Sea cual sea, podemos ayudarte.

Foto principal: SZM